Prosjektets varighet

2014 - 2022

Potion betyr “trylledrikk” og er navnet på samlingen av verktøy som er brukergrensesnittet for NRKs produksjonssystem for video. I tillegg gir de tilgang til over 100 år med videoarkivmateriale. Verktøyet fikk dette navnet fordi det magisk skulle trylle vekk kompleksitet for brukerne, og la dem gjøre avanserte handlinger på en enkel måte.

Det hele startet i 2014, som et overbygg over gammel IT-infrastruktur. Tidligere måtte brukerne forholde seg til en rekke ulike systemer, selv for enkle oppgaver, og disse systemene snakket sammen i varierende grad. Ofte i mindre grad. Gjennom årenes løp har den underliggende IT-infrastrukturen blitt byttet ut, og underveis har brukerne kunne forholde seg kun til Potion, som et verktøy de vant til å bruke, med et grensesnitt de kjenner.

Verktøyene er egenutviklet av NRK, og er både brukergrensesnitt- og integrasjonslag for en rekke andre systemer: Fra planleggingssystem til transkoding av video, fra nyhetsdatasystem til søk, fra metadatahåndtering til styring av arbeidsflyter og mye, mye mer.

Hvorfor ble Potion laget?

NRKs forrige MAM-system (Media Asset Management), eller kjernesystem for videoproduksjon, ble satt i produksjon i 2007 og var på mange måter revolusjonerende mtp. digital produksjon- og lagring av video. Dette systemet, internt kjent som “Programbank”, fikk en noe uventet og brå dødsdom da produsenten besluttet å legge ned hele produktlinjen omkring 2013. Dette gjorde at vi raskt måtte ut i markedet for å finne en erstatning, samtidig som det gamle systemet måtte holdes flytende parallelt. I denne perioden ble første versjon av Potion bygget for å være brukergrensesnittet til både det gamle og det nye kjernesystemet. Slik kunne man gjøre overgangen gradvis, og med minst mulig friksjon for brukerne. Potion kombinert med de mange underliggende produksjonssystemene blir i dag kalt “Banken”.

Hvem er de som bruker disse vektøyene?

Brukerne av Potion kan i prinsippet være hvem som helst av NRK sine omlag 3300 ansatte, og i løpet av en vanlig arbeidsdag er mellom 800-1000 unike brukere innom.

Likevel er det noen hovedgrupper av brukere som peker seg ut:

• Journalister som jobber med video, lyd eller innhold for internett

• Produsenter

• Videoredigerere

• Fotografer (video)

• Arkivarer

• Researchere

• Script

• Teknisk støtte

Innsikt, brukerundersøkelser og brukermedvirkning

For NRK har det vært viktig at brukerbehov styrer teknologivalg, og ikke omvendt. For å få til dette har grundig brukerresearch og innsiktsarbeid vært essensielt. Dette har vært en av de primære faktorene som har gjort Potion til en suksesshistorie i NRK.

Hovedfaser innen brukermedvirkning som formet prosjektet

• 2014 - Oppstartsworkshop over flere dager med representanter fra både produksjons- og teknologimiljøene.

• 2015 - Sju heldagsworkshops basert på tema- og med deltagere fra de ulike miljøene i NRK sin produksjonsflyt.

• Kontinuerlig siden oppstart - Besøke, involvere og følge opp produksjonsmiljøene for å forstå behovene deres.

Metoder

Gjennom et så omfattende prosjektløp har vi vært gjennom et bredt spekter av kvalitative metoder og en del kvantitative metoder innen UX- og tjenestedesign.

Workshops
Med alt fra små grupper med spesialinteresser, til større seanser over flere dager, der hele fagmiljø var representert.

Brukerintervjuer, observasjoner og contextual inquiry
Når man har direkte tilgang til brukergruppen er det en utrolig luksus å kunne besøke brukerne i deres “naturlige habitat”, for å lære og forstå:

• Man får mengder av kvalitativ informasjon

• Se hvordan brukerne jobber, og spørre hvorfor de gjør som de gjør

• Hva er det som skjer før og etter våre systemer er involvert?

Brukertester
Av alt fra papir-, InVision- og Figma-prototyper, til proof of concept og fullstendige implementerte løsninger har blitt testet. Enkelte ganger har vi kjørt klassiske “etter-boken-brukertester” med kamera, manus og eksterne observatører. Andre ganger har vi gjort lavterskel geriljatesting, alt etter som hva som var mest hensiktsmessig for hva vi ville teste og hvem som skulle utføre testene.

“Spydspisser” / Fokusgrupper
Vi har sett at folk fra produksjons- og innholdsmiljøene er gode allierte. De kan fange opp problemer tidlig og melde fra tilbake til prosjektet, de kan hjelpe kolleger på deres premisser og drive opplæring.

Design Sprint
Vi har kjørt et par modifiserte designsprinter, som har vært nyttig i seg selv. Vi har sett at det er utfordrende å få de nødvendige interessentene til å sette av 3-5 dager samtidig til en designsprint i en organisasjon som NRK. Det som skal være en lavterskelmetode, kan fort bli både kostbart og høyterskel å få gjennomført.

Arbeidsflytkartlegging / kartlegging av brukerreiser
Dette har vært viktige verktøy for å få oversikt over hva som skjer før, under og etter våre touch points, og er essensielt for å formidle rutiner og arbeidsflyter i organisasjonen til både beslutningstagere og utviklerteam.

Spørreundersøkelser
Her har vi vært innom lavterskelløsninger som avstemminger på Workplace, men også målrettede spørreundersøkelser.

Designfilosofi

Siden starten har målet vært å designe verktøy for 90% av brukermassen, og ikke gi etter for fristelsen for å gi veldig spesialisert funksjonalitet til små grupper. Ved lansering av det tidligere systemet hadde “alle” fått sin egen knapp i grensesnittet, og brukerne måtte gå på kurs i flere dager, enkelte i uker. Nå holdes 2-4 timers kurs.

Vær konsekvent!
Dette gjelder både utseende, oppførsel, interaksjon og språk.

Konsistent bruk av interaksjonsprinsipper
Følg konvensjoner fra andre verktøy og tjenester som brukerne allerede kjenner. Lån og stjel!

Designsystem
Siden 2015 har designsystemet Origo vært ryggmargen for både det visuelle uttrykket og for hvordan komponenter skal oppføre seg. Det har vært en trygghet og en forsikring for et konsistent grafisk uttrykk siden det ble tatt i bruk, selv med flere designere involvert. Dette designsystemet ble originalt laget for verktøyene som var en del av det nå avsluttede Origo-prosjektet, som Potion også var en del av. Designsystemet er nå felles for alle interne egenutviklede applikasjoner i NRK. Det er nå på versjon 2, og er pt. vedlikeholdt av et eget team.

Bruk et forståelig språk!

• Unngå eller minimer teknisk- og domenespråk i brukergrensesnittene.

• Vær konsekvent i språkbruk og begreper.

• Menneskeliggjør gjerne språket: “Ooops. Her skjedde det noe galt.”

• Ikke la begreper fra datamodell eller kode flyte ut i brukergrensesnittet uten nøye overveiing.

• Ikke endre på godt etablerte begreper eller funksjoner uten god grunn.